L’équipe que vous animez est implantée sur plusieurs sites.
A la demande de vos collaborateurs, qui perdaient un temps considérable sur la route, vous avez accepté de faire de la réunion hebdomadaire une réunion téléphonique. Vous maintenez quand même une réunion physique une fois par mois. Vous avez freiné des quatre fers car vous considérez qu’une réunion est avant tout un échange interpersonnel où il faut voir les gens, mais vous avez cédé.
Comment maintenant tenir de manière efficace et humaine cette « conf call » ?
- D’abord, un ordre du jour partagé, minuté, et quand c’est possible construit ensemble. Une réunion téléphonique demande plus de rigueur qu’une autre réunion donc diffusez un ordre du jour provisoire, en indiquant pour chaque point qui le prépare et en étant aussi précis que possible sur ce que vous attendez comme décision. Et demandez aux participants à la réunion de compléter l’ordre du jour. Vous le rappellerez en intro.
- Après, il faut quelques règles du jeu : on commence à l’heure, on fait un tour de table virtuel ; on donne son nom ou son prénom avant de prendre la parole ex : « c’est Frédéric qui parle – je ne suis pas d’accord avec Jeanne.. » ; on a des interventions courtes ; on s’appuie sur des documents partagés, en faisant référence à la page concernée (difficile de montrer du doigt par téléphone..) ; on fait une synthèse ; on termine « à l’heure ».
- Bien sûr, vous ne pouvez pas empêcher un participant de lire ses méls ou de faire son courrier pendant la réunion… mais pour faciliter la bonne participation, il y a des bonnes pratiques. Par exemple avoir des supports partagés, document envoyé en avance ou suivi ensemble sur l’écran (les technologies le permettent de mieux en mieux) ; mais aussi interpeller quelqu’un sur l’intervention de son collègue (« Sénégonde, quels sont les points que tu retiens de l’intervention de Jeannot ? ») ; jouer sur l’intonation (le sourire s’entend très bien au téléphone, comme la mauvaise humeur) ; donner un rôle d’animateur virtuel à la réunion, pas tenu forcément par le hiérarchique, et le faire tourner de réunion en réunion…
Pour que ces réunions téléphoniques marchent, il faut impérativement tenir régulièrement des « vraies » réunions – en travaillant particulièrement pour celles-ci l’aspect convivial, réseau, échange d’informations – terminer ou commencer la réunion par un petit déjeuner ou déjeuner-buffet est une bonne formule de ce point de vue.
